Aktif olarak katılan ebeveynler en başarılı gençlik bakanlığı programlarının anahtarıdır. Destek ve katılımlarını sağlamak için olaylardan ve gelişmelerden haberdar olmaları esastır. Bir gençlik grubu yetişkin lideri veya gençlik papazı olarak, ister yazılı ister şahsen, onlarla iletişiminizde hoş ve bilgilendirici bir ton çalmanız size kalmış. Bir ebeveyn toplantısı yapılması gerektiğinde, ebeveynleri toplantı hakkında bilgilendirmek için arkadaşça ve özlü bir mektup yazın; toplantıya hazırlanmalarını sağlamak için bir gündem ekleyin.
Bir zaman belirleyin ve gençlik grubu veli toplantısı için tarih ve toplantı için uygun bir yer sağlamak. Toplantı bilgilerini geniş bir şekilde duyurmak için kilise takvimine ve bültene veya haftalık bültene koyun. Ebeveynlerin dışındaki belirli kişilerin, papazınız gibi toplantıya katılmasını istiyorsanız, katılmaları için onları önceden davet edin.
Kısa ve dostane bir taslak hazırlayın Ebeveynlere mektup, onları toplantıya davet etmek. Tüm ebeveynleri şahsen tanıyorsanız, mektubunuzu açmak için "Sevgili John ve Sue" gibi gayri resmi bir selamlama kullanabilirsiniz. Aksi takdirde, "Sevgili Gençlik Grubu Ebeveynleri" veya "Sevgili Bay ve Bayan Smith" gibi bir selamlama kullanın.
Velileri toplantıya davet etmek için açılış paragrafınızı kullanın. Etkinliğin tarihi, saati ve yeri. Mektupla birlikte verilen ayrı bir toplantı gündemi eklediğinizi unutmayın. Daha sonra, önerilen toplantının amacını ve hedeflerini açıklayın. Ele almak istediğiniz her öğeyi listelemeyin, ancak en önemli konuları vurgulayın; böylece veliler toplantının önemini anlar ve ne bekleyeceğini bilir. Toplantıda görüşmeyi düşündüğünüz konularla ilgili arka plan bilgisi sağlamak için gerektiği kadar paragraf ekleyin.
Ebeveynlerin katılıp katılamayacaklarını bildirmelerini isteyerek mektubunuzu kapatın. iletişim bilgilerinizi vererek size telefon veya e-posta yoluyla ulaşmalarını sağlar. Başarılı bir gençlik bakanlığı programına ebeveyn katılımının önemini vurgulayın ve onları toplantıda görmeyi, konulardaki girdilerini duymayı ve daha iyi tanımalarını dört gözle beklediğinizi söyleyerek sona erdirin. "Saygılarımızla" veya "Saygılarımla" gibi geleneksel bir kapanış ardından dört boş satır ve basılı adınızı kullanın. Adınızı, yazılı adın üzerindeki boşluklarda imzalayın. Uygunsa, "Mesih'teki Sevgiler" veya "Onun adına" gibi bir kapanış kullanmak isteyebilirsiniz.
Gençlik grubu üyelerinin ebeveynleriyle toplantınız için bir gündem oluşturun . Öncelikle en önemli konulara ulaşmanızı sağlamak için gündem maddelerini öncelik sırasına göre listeleyin. Toplantının devam etmesini sağlamak için, her bir gündem maddesi için tartışma için yaklaşık süreler atayın. Örneğin, gündeminizde, Gençlik Grup Görevlilerinin Tanıtımı (5 dakika), Gelecek Gençlik Grup Etkinliklerine Genel Bakış (15 dakika) ve Görev Gezisi için Maliyet ve Fon Toplama Tartışması (15 dakika) konusunu not edebilirsiniz.
Mektubunuzu ve toplantı gündemini kanıtlayın. Güncel bir gençlik grubu üyeleri ve ebeveynleri listesi edinin. Her ebeveyne hem yazınızın hem de gündeminizin bir kopyasını gönderdiğinizden emin olun. İstediğiniz alıcılara doğrudan iletilmesini sağlamak için mektubu salyangoz postayla gönderin. Mektubu toplantıdan en az iki hafta önce gönderin - toplantı tarihinden birkaç gün önce bire-iki satırlık bir e-posta hatırlatıcısı gönderin.