Sorunun niteliğinin açıkça belirtilmesi, sorun çözme sürecinde sıklıkla gözden kaçırılan kritik bir adımdır. Ancak sorunun doğasını net bir şekilde tanımlayarak etkili bir çözüm bulma şansınızı büyük ölçüde artırabilirsiniz.
Bir sorunun doğasını belirtmeye yönelik bazı ipuçları şunlardır:
- Açık ve net olun. Jargon veya belirsiz bir dil kullanmaktan kaçının.
- Asıl konuya odaklanın. Ayrıntılara veya ikincil konulara takılıp kalmayın.
- Objektif olun. Varsayımlarda bulunmaktan veya hemen sonuca varmaktan kaçının.
- Sorunun bağlamını düşünün. Büyük resme nasıl uyuyor?
- Sorunun temel nedenlerini belirleyin. Soruna neden olan temel faktörler nelerdir?
- İstenilen sonuç açısından sorunu belirtin. Sorunu çözerek ne elde etmeyi umuyorsunuz?
Aşağıda iyi ifade edilmiş sorun ifadelerine bazı örnekler verilmiştir:
- Destek çağrılarında uzun bekleme süreleri nedeniyle şirket müşteri kaybediyor.
- Yeni ürünün lansmanı, zayıf pazarlama ve dağıtım nedeniyle beklendiği kadar başarılı olmadı.
- Yönetimin iletişim ve tanınma eksikliğinden dolayı çalışanların morali düşüktür.
Sorunun doğasını açıkça belirttikten sonra sorunun temel nedenlerini ele alacak çözümler geliştirmeye ve uygulamaya başlayabilirsiniz.
Sorun bildiriminizin kalitesini artırmak için şu ek ipuçlarını göz önünde bulundurun:
- Pasif ses yerine aktif ses kullanın.
- Genel isimler ve fiiller yerine özel isim ve fiiller kullanın.
- "Çok", "gerçekten" ve "son derece" gibi niteleyicileri kullanmaktan kaçının.
- Sorun açıklamanızı kısa ve tatlı tutun. Birkaç cümleden uzun olmamalıdır.
Etkili problem çözme için iyi ifade edilmiş bir problem ifadesi önemlidir. Sorunun doğasını açıkça tanımlamak ve belirtmek için zaman ayırarak, yalnızca belirtileri değil, sorunun temel nedenlerini de ele alan etkili bir çözüm bulma şansınızı büyük ölçüde artırabilirsiniz.