1. Eksik Kayıtları Belirleyin:
- Eksik bilgi veya ekleri olanların tespit edilmesi için form, rapor veya başvuru gibi kayıtları düzenli olarak inceleyin.
- Zorunlu olarak işaretlenmiş alanları, gönderilmemiş gerekli belgeleri veya açıklığa kavuşturulması gereken tutarsızlıkları kontrol edin.
2. Eksiklik Fişleri Oluşturun:
- Her eksik kayıt için eksiklik fişi oluşturun.
- Kaydın referans numarası, türü, alındığı tarih ve belirlenen spesifik eksiklikler gibi ayrıntıları ekleyin.
- Her eksiklik fişine benzersiz bir takip numarası veya tanımlayıcı atayın.
3. Sorumlu Taraflarla İletişim Kurun:
- Eksiklik fişini, kaydın tamamlanmasından sorumlu kişiye veya departmana gönderin.
- Eksik bilgi veya eklerin gönderilmesi için bir son tarih belirtin.
- Belirtilen süre içerisinde eksikliklerin giderilememesinin sonuçlarını açıkça belirtin.
4. Takip ve İzleme:
- Düzenlenen tüm eksiklik makbuzları için merkezi bir takip sistemi sağlayın.
- Eksik bilgilerin zamanında iletilmesini sağlamak için ilgili taraflarla düzenli olarak takip etmek.
- Son teslim tarihi yaklaşıyorsa veya geçtiyse hatırlatıcı gönderin.
- Bilgi alındıkça veya sorunlar çözüldükçe eksiklik makbuzlarının durumunu güncelleyin.
5. Eksiklikleri Giderme:
- Gerekli bilgiler veya ekler sağlandıktan sonra, bunların eksiksiz ve doğru olup olmadığını inceleyin.
- Kayıtları buna göre güncelleyin ve eksiklik fişini "çözüldü" veya "kapatıldı" olarak işaretleyin.
6. Gerekirse üst kademeye iletin:
- Sorumlu tarafların yanıt vermediği veya kayıtları tamamlamayı ısrarla ihmal ettiği durumlarda, konuyu uygun amir, yönetici veya atanmış otoriteye iletin.
7. Kayıt Tutma ve Raporlama:
- Verilen tüm eksiklik makbuzlarının, durumlarının ve çözüm tarihlerinin kaydını tutun.
- Eksik kayıtlar ve eksiklik takip sürecinin etkinliği hakkında düzenli raporlar oluşturun.
8. Sürekli İyileştirme:
- Eksik kayıtların nedenlerini analiz edin ve veri toplama süreçlerini iyileştirmenin yollarını belirleyin.
- Etkinliğini artırmak için eksiklik kayması sürecinde gerekli ayarlamaları yapın.
Kuruluşlar, eksiklik makbuzlarının kullanımına yönelik sistematik bir süreç uygulayarak, kayıtlarının tamlığını ve doğruluğunu sağlayabilir, veri kalitesini artırabilir ve kayıt yönetimi uygulamalarını iyileştirebilir.