Cevabınıza durum için özür dileyerek ve endişenizi dile getirerek başlayın.
Örneğin, "Şirketimizle olumsuz bir deneyim yaşadığınızı duyduğuma üzüldüm. Özen görevimizle ilgili tüm şikayetleri ciddiye alıyoruz ve konuyu kapsamlı bir şekilde araştıracağız."
2. Şikayeti araştırın .
Şikayetle ilgili kapsamlı bir soruşturma yapın. Olayla ilgili tanıkların ifadeleri veya belgeler de dahil olmak üzere ilgili tüm bilgileri toplayın.
3. Şikayetçiyle iletişime geçin.
Durumu görüşmek ve ek bilgi toplamak için şikayet sahibiyle iletişime geçin. Bu, bir toplantı ayarlamayı, telefon görüşmesini veya e-posta alışverişini içerebilir. Endişelerini aktif bir şekilde dinleyin ve geri bildirimlerini not alın.
4. Uygun işlemi yapın.
Soruşturmanın sonucuna göre şikayeti ele almak ve gelecekte benzer olayların yaşanmasını önlemek için gerekli her türlü önlemi alın. Bu, yeni politikaların veya prosedürlerin uygulanmasını, personele ek eğitim sağlanmasını veya şirket politikalarını ihlal eden çalışanların disipline edilmesini içerebilir.
5. Şikayetçiyi takip edin .
Harekete geçtikten sonra şikayetçiyle iletişime geçerek sorunu çözmek için attığınız adımlar hakkında onları bilgilendirin.
Geri bildirimleri için takdirinizi belirtin ve herkes için olumlu ve güvenli bir ortam sağlamaya kararlı olduğunuza dair onları temin edin.
6. Durumu izleyin.
Aldığınız düzeltici önlemlerin benzer olayların meydana gelmesini önlemede etkili olduğundan emin olmak için durumu yakından izleyin.
Gerektiğinde politikalarınızda veya prosedürlerinizde gerekli ayarlamaları yapın. Şikayetlere zamanında ve profesyonel bir şekilde yanıt vererek müşterilerinizin endişelerine değer verdiğinizi ve üst düzey bakım sağlamaya kararlı olduğunuzu gösterebilirsiniz.