1. İsteği onaylayın:
- Yürürlükteki kanunların belirlediği süre içerisinde yazılı veya sözlü bir onay göndererek müşterinin talebini derhal kabul edin.
2. İsteğin kapsamını belirleyin:
- Müşterinin hangi bilgileri istediğini açıkça anlayın. Talebin tüm tıbbi kayıtları, belirli kayıtları veya belirli bir tarih aralığındaki kayıtları içerip içermediğini belirtin.
3. Yetkilendirmeyi kontrol edin:
- Müşterinin talep edilen bilgilere erişim konusunda yasal hakka sahip olduğundan emin olun. Geçerli bir istisna olmadığı veya müşteri uygun yasal statüye sahip başka bir kişi adına hareket etmediği sürece, bu genellikle müşterinin yazılı iznini gerektirir.
4. Olası kısıtlamaları değerlendirin:
- Ruh sağlığı kayıtları veya madde bağımlılığı tedavisiyle ilgili kayıtlar gibi belirli türdeki tıbbi bilgilerin açıklanmasına herhangi bir yasa veya düzenlemenin kısıtlama getirip getirmediğini belirleyin.
5. Zaman aralıklarına uyun:
- İstenen kayıtları sağlamak için yürürlükteki kanunların belirlediği zaman çizelgelerine uyun. Ortak son teslim tarihleri talep tarihinden itibaren 10 ila 30 takvim günü arasında değişir.
6. Kayıtları sağlayın:
- Talep edilen tıbbi kayıtları güvenli ve gizli bir şekilde hazırlamak. Talebin kapsamına girmeyen veya ifşa edilmesi için ek yetki gerektirmeyen tüm hassas bilgileri çıkarın.
7. Uygun ücretleri alın:
- Kayıtların sağlanması için kopyalama veya posta masrafları gibi herhangi bir ücretin geçerli olup olmadığını belirleyin. Ücretlerin yönetmeliklerle belirlenen izin verilen sınırlara uygun olduğundan emin olun.
8. İsteğin kayıtlarını tutun:
- Müşterinin talebinin, yetkisinin ve kayıtlara erişim süreciyle ilgili her türlü iletişimin bir kopyasını belirli bir saklama süresi boyunca saklayın.
9. Müşteriyi eğitin:
- Müşteriye, yanlış bilgileri değiştirme veya haklarının ihlal edildiğini düşünmesi durumunda şikayette bulunma olanağı gibi tıbbi kayıtlarıyla ilgili hakları ve seçenekleri hakkında bilgi verin.
10. İtirazları veya şikayetleri ele alın:
- Müşterinin herhangi bir düzeltmeye, ücrete veya kayıt erişim sürecinin diğer yönlerine itiraz etmesi durumunda endişelerini derhal ele alın ve net bir açıklama yapın. Yasaların gerektirdiği şekilde bir itiraz veya şikayet süreci sunmaya hazır olun.
Tıbbi kayıtlara erişim yasalarının ülkeye ve yargı bölgesine göre değiştiğini unutmayın. Uyumluluğu sağlamak ve müşterilerin tıbbi bilgilerine doğru ve zamanında erişmesini sağlamak için ortamınız için geçerli olan özel düzenlemeler konusunda güncel kalmak önemlidir.