Katılım kaydı genellikle alınan her numune veya numune için aşağıdaki bilgileri içerir:
1. Erişim Numarası: Numunenin alınması üzerine atanan benzersiz bir tanımlayıcı. Bu numara, numuneyle ilgili daha sonraki tüm belgeler ve iletişim için referans görevi görür.
2. Hasta Bilgileri: Örneğin alındığı hastanın adı, tıbbi kayıt numarası, doğum tarihi, cinsiyeti ve diğer ilgili demografik bilgileri dahil olmak üzere ayrıntıları.
3. Örnek Türü: Kan, idrar, doku veya diğer vücut sıvıları veya materyalleri gibi toplanan numune türünün açıklaması.
4. Alım Tarihi ve Saati: Örneğin hastadan alındığı tarih ve saat.
5. Toplayan: Örneği alan sağlık uzmanının adı veya adının baş harfleri.
6. Alınan: Laboratuvarda örneği alan sağlık uzmanının adı veya adının baş harfleri.
7. Test İstendi: Numune üzerinde yapılması talep edilen test veya analizlerin listesi.
8. Numune Durumu: Görünür anormallikler, hasarlar veya sızıntılar da dahil olmak üzere, numunenin teslim alındığı andaki durumunun açıklaması.
9. Depolama Konumu: Örneğin buzdolabı, dondurucu veya biyolojik depo gibi laboratuvarda saklandığı yer.
10. Durum: Numunenin mevcut durumu; test edilme aşamasında mı, tamamlanıyor mu yoksa daha fazla işlenmeyi bekliyor mu olduğunu gösterir.
11. Raporlama Tarihi: Test sonuçlarının talepte bulunan sağlık hizmeti sağlayıcısına bildirildiği veya sunulduğu tarih.
Katılım kaydı aynı zamanda numune üzerinde gerçekleştirilen testlerin sonuçlarının kaydedilmesine yönelik bölümlerin yanı sıra numunenin işlenmesi veya analizi ile ilgili her türlü ek bilgi veya notu da içerir.
Doğru ve güncel bir katılım kaydının tutulması, verimli laboratuvar operasyonları ve uygun numune tanımlaması, takibi ve belgelenmesinin sağlanması için çok önemlidir. Hasta bilgilerinin ve test sonuçlarının hızla alınmasını kolaylaştırır, mevzuat uyumluluğunu destekler ve laboratuvar hizmetlerinin genel kalitesine ve güvenilirliğine katkıda bulunur.