Zamanındalık: Sağlık kayıtlarının hasta bakımına faydalı olabilmesi için zamanında olması gerekir. Bu, bilgilerin toplandıktan sonra mümkün olan en kısa sürede kayda girilmesi gerektiği ve kayda ilişkin raporların veya özetlerin hızlı ve verimli bir şekilde oluşturulması gerektiği anlamına gelir.
Bütünlük: Hastanın sağlık geçmişine ilişkin kapsamlı bir görünüm sağlamak için sağlık kayıtlarının eksiksiz olması gerekir. Bu, kaydın hastanın tıbbi koşulları, tedavileri ve ilaçları ile ilgili tüm bilgileri içermesi gerektiği anlamına gelir.
Gizlilik: Hastanın mahremiyetinin korunması açısından sağlık kayıtlarının gizli tutulması gerekmektedir. Bu, kayıttaki bilgilerin yalnızca yetkili kişilerle paylaşılması gerektiği ve yetkisiz erişimin engellenmesi için güvenli bir şekilde saklanması gerektiği anlamına gelir.
Erişilebilirlik: Sağlık kayıtlarının hasta bakımına faydalı olabilmesi için erişilebilir olması gerekir. Bu, kaydın bulunmasının ve alınmasının kolay olması ve gerektiğinde yetkili kişilerin kullanımına açık olması gerektiği anlamına gelir.
Yasal gereksinimler: Sağlık kayıtları, Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA) ve Ulusal Sağlık Bilgi Teknolojileri Koordinatörü Ofisi (ONC) tarafından yayınlanan federal düzenlemeler gibi geçerli tüm yasal gerekliliklere uygun olmalıdır.