1. Toplantı Gündemi:
- Toplantıların tartışılacak konuların ana hatlarını çizen net bir gündemi olmalıdır. Gündemi önceden araştırın ve ana noktalara aşina olun.
2. Dakiklik:
- Zamanında veya birkaç dakika erken gelin. Dakik olmak, başkalarının zamanına saygı gösterdiğinizi gösterir ve toplantının sorunsuz başlamasına yardımcı olur.
3. Tanıtımlar:
- Tanımadığınız katılımcılar varsa toplantının başında tanıtım yapılabilir. Kendinizi kısaca tanıtmaya hazır olun.
4. Aktif Dinleme:
- Başkalarının söylediklerini kesmeden dikkat edin. Aktif dinleme, farklı bakış açılarını kavramanıza ve anlamlı katkıda bulunmanıza yardımcı olur.
5. Katkılar:
- Görüşlerinizi paylaşma fırsatınız varsa, gündemle ilgili noktalara katkıda bulunmaya hazır olun. Kısa ve öz konuşun ve konuya sadık kalın.
6. Saygılı Katılım:
- Anlaşmazlıklar olsa bile tartışmalara saygı ve nezaketle katılın. Kişisel saldırılardan veya başkalarının sözünü kesmekten kaçının.
7. Karar Verme:
- Karar verilecekse tartışmalara katılmaya ve önemli noktalara ağırlık vermeye hazır olun.
8. İşlem Öğeleri:
- Toplantı sırasında atanan görevleri, son teslim tarihlerini veya sorumlulukları not edin. Bu eylem öğeleri takip ve hesap verebilirliği sağlar.
9. Dakika:
- Bazı toplantılarda önemli noktaları ve kararları kaydeden tutanak tutacakları belirlenmiş olabilir. Bu rol size atandıysa doğru notlar almaya hazır olun.
10. Soru-Cevap:
- Soru ve cevaplar için belirlenmiş bir süre olabilir. Herhangi bir şüpheniz varsa ilgili soruları sorun.
11. Zaman Yönetimi:
- Toplantılar belirlenen süre içerisinde bitmelidir. Gereksiz tartışmalardan kaçınarak hem kendi zamanınıza hem de başkalarının zamanına dikkat edin.
12. Takip:
- Toplantıdan sonra size atanan eylem öğelerini not edin. Bu görevleri mümkün olan en kısa sürede takip edin.
13. Geri bildirim:
- Mümkünse, toplantının etkinliği veya iyileştirilmesi gereken alanlar hakkında geri bildirim sağlama fırsatı olabilir.
14. Toplantının Kapatılması:
- Başkan veya kolaylaştırıcı genellikle toplantıyı erteler. Bu, tartışmanın sona erdiği anlamına gelir.
15. Ağ Oluşturma Olanakları:
- Toplantının niteliğine bağlı olarak, toplantı sonrasında diğer katılımcılarla ağ kurma ve bağlantı kurma fırsatları doğabilir.
16. Takip Malzemeleri:
- Toplantıdan sonra tartışmayla ilgili ek bilgiler, sunumlar veya kaynaklar alabilirsiniz.
Her toplantının yapısı, hedefleri ve formatı bakımından farklılık gösterebileceğini unutmayın. Hazırlıklı olmak ve başkalarının katkılarına saygılı olmak, toplantılarda zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmenize yardımcı olacaktır. Spesifik endişeleriniz veya sorularınız varsa, toplantıyı düzenleyen kişi veya kolaylaştırıcıyla önceden iletişime geçmekten çekinmeyin.