Genel bir kural olarak, müşteriyle en fazla 2-3 dakika sonra check-in yapmak en iyisidir. Bunun nedeni, insanların birkaç dakikadan fazla beklemede kaldıktan sonra sabırsızlanma eğiliminde olmaları ve zamanlarına değer verilmediğini hissetmeye başlayabilmeleridir.
Ancak, bir müşterinin 3 dakikadan daha uzun süre beklemesine izin vermenin kabul edilebilir olabileceği bazı durumlar da vardır. Örneğin, müşteri uzun bir bekleyişin olacağının farkındaysa veya belirli bir kişiyle konuşmak için beklemeye istekliyse, daha uzun süre beklemesine izin verilmesi kabul edilebilir.
Bekleme süresinin uzunluğuna ek olarak, sağlanan müşteri hizmetinin kalitesinin de dikkate alınması önemlidir. Müşteriye, aramasının durumuyla ilgili düzenli güncellemeler veriliyorsa ve kendisine nezaket ve saygıyla davranılıyorsa, daha uzun süre beklemeye istekli olma olasılıkları daha yüksektir.
Sonuç olarak, bir müşterinin beklemede beklemesi gereken maksimum süreyi belirlemenin en iyi yolu, farklı bekleme sürelerini test etmek ve işletmeniz için en iyi olanı görmektir. Müşteri geri bildirimlerini ve memnuniyetini izleyerek müşterilerin ne kadar süre beklemeye istekli olduklarını daha iyi anlayabilir ve buna göre ayarlamalar yapabilirsiniz.
Beklemeye alınan müşteri çağrılarını yönetmeye yönelik bazı ek ipuçları:
- Gerçekçi bekletme süreleri ayarladığınızdan emin olun. Uzun bir bekleme süreniz olacağını biliyorsanız, müşteriye karşı açık olun ve onlara ne kadar bekleyebileceklerini bildirin.
- Müşteriye geri arama seçeneği sunun. Müşteri beklemede beklemeyi göze alamıyorsa, sıra kendilerine geldiğinde geri arama yapmalarına izin verin.
- Müşteriye, aramalarının durumuyla ilgili güncellemeler sağlayın. Bu onları bilgilendirmeye ve hayal kırıklıklarını azaltmaya yardımcı olacaktır.
- Müşteriye karşı nazik ve saygılı olun. Bu, baskı altında olduğunuzda bile önemlidir.