1. Notlar:
- "Memorandum"un kısaltması olan notlar, bir kuruluş içinde iletişim kurmak için kullanılan dahili belgelerdir. Belirli kişilere, departmanlara veya şirketin tamamına güncellemeler, duyurular, hatırlatmalar veya talimatlar sağlarlar.
2. Mektuplar:
- Müşteriler, müşteriler, tedarikçiler veya diğer işletmeler gibi harici taraflara resmi mektuplar gönderilebilir. Bu belgeler profesyonel mesajları, soruları, teklifleri veya yanıtları iletir.
3. Raporlar:
- Raporlar belirli bir proje, faaliyet, araştırma veya incelemeye ilişkin ayrıntılı bilgi, analiz veya bulgular sağlar. Genellikle veriler, grafikler, çizelgeler ve sonuçlarla yapılandırılmış bir formatta sunulurlar.
4. Politikalar ve Prosedürler:
- Bu belgeler kuruluşun yönergelerini, kurallarını, düzenlemelerini ve standart çalışma prosedürlerini özetlemektedir. Tutarlılığın, uyumluluğun ve iç kurallara bağlılığın sağlanmasına yardımcı olurlar.
5. Sözleşmeler:
- Sözleşmeler, taraflar arasında bir işlem, hizmet veya istihdamla ilgili belirli şartları, koşulları, yükümlülükleri ve sorumlulukları belirleyen yasal olarak bağlayıcı anlaşmalardır.
6. Teklifler:
- Teklifler, belirli bir ihtiyaç, sorun veya gereksinime yönelik ayrıntılı bir plan veya çözüm sunar. İşin kapsamını, zaman çizelgesini, bütçeyi ve teslimatları özetlerler.
7. Sunumlar:
- Toplantılar, konferanslar veya eğitim oturumları sırasında karmaşık bilgileri, fikirleri veya verileri iletmek için kullanılan görsel yardımcılar. Genellikle metin, resim, grafik ve konuşma noktaları içeren slaytlar içerirler.
8. E-tablolar:
- Verileri satırlar ve sütunlar halinde düzenleyen, kullanıcıların hesaplama yapmasına, grafikler oluşturmasına ve sayısal verileri analiz etmesine olanak tanıyan elektronik belgeler.
9. Veritabanları:
- Verilerin kolayca alınmasına ve yönetilmesine olanak tanıyan, elektronik olarak depolanan yapılandırılmış bilgilerin organize koleksiyonları.
10. E-postalar:
- İşyerinde ve işyeri dışında yaygın olarak kullanılan bir elektronik iletişim şeklidir. E-postalar mesajları ve ekleri iletebilir ve bir iletişim kaydı görevi görebilir.
11. Faturalar:
- Satıcı tarafından alıcıya verilen, sağlanan mal veya hizmetleri, ödenmesi gereken tutarı, ödeme koşullarını ve diğer ilgili bilgileri detaylandıran belgeler.
12. Özgeçmişler ve CV'ler:
- İş başvurularında bireyin niteliklerini, becerilerini ve deneyimini gösteren belgeler. Özgeçmişler genellikle kısadır, CV'ler (Curriculum Vitae) ise daha kapsamlı ayrıntılar sağlar.
13. El Kitapları ve Kılavuzlar:
- Kuruluş içindeki belirli konu veya süreçlerle ilgili talimatlar, yönergeler ve bilgiler sağlayan kapsamlı kılavuzlar.
Bunlar işyeri belgelerinin sadece birkaç örneğidir. Bir kuruluşta kullanılan belirli belge türleri, sektöre, boyuta ve işin niteliğine bağlı olarak değişebilir. Verimli iş akışlarını sürdürmek ve önemli bilgilerin kolayca erişilebilir, güvenli ve ilgili düzenleme veya standartlarla uyumlu olmasını sağlamak için uygun belge yönetimi ve organizasyonu çok önemlidir.