1. Belge Kimliği:
- Yürütülen iş için gerekli olan her türlü belgeyi tanımlayın. Bunlar proje planlarını, spesifikasyonları, sözleşmeleri, çizimleri, izinleri, güvenlik düzenlemelerini ve diğer ilgili bilgileri içerebilir.
2. Belge Toplama:
- Belirlenen tüm belgelerin en son sürümlerini proje dosyaları, ortak sürücüler, yükleniciler ve dış paydaşlar gibi ilgili kaynaklardan toplayın.
3. Doküman İncelemesi:
- İlgili, doğru ve güncel olduğundan emin olmak için her belgeyi ayrıntılı bir şekilde inceleyin. Herhangi bir tutarsızlık, çatışma veya eksik bilgi olup olmadığına bakın.
4. Doküman Kontrolü:
- Belgelerin sürümlerini ve dağıtımını yönetmek için bir belge kontrol sistemi uygulayın. Her belgeye benzersiz kimlik numaraları, revizyon numaraları ve tarihler atayın.
5. Belge Dağıtımı:
- Belgelerin en son sürümlerini, bunlara erişmesi gereken tüm paydaşlara dağıtın. Bu, proje ekibi üyelerini, yüklenicileri, alt yüklenicileri, danışmanları ve düzenleyici kurumları içerebilir.
6. Belge Güncellemeleri:
- İş ilerledikçe belgelerin güncellenmesi için bir süreç oluşturun. Bu, bir belge değişikliği yönetim sistemi oluşturmayı veya belgelerin güncellenmesinden sorumlu atanmış bir kişinin bulundurulmasını içerebilir.
7. Düzenli İnceleme:
- Güncel ve ilgili kalmalarını sağlamak için tüm proje belgelerinin periyodik incelemelerini planlayın. Bu, projenin karmaşıklığına bağlı olarak haftalık, aylık veya üç aylık olabilir.
8. İletişim ve Eğitim:
- Tüm ekip üyelerine en son belgeleri kullanmanın önemini anlatın. Herkesin belgelere nasıl erişileceğini ve doğru şekilde kullanılacağını anladığından emin olmak için gerekirse eğitim verin.
9. Denetimler ve Denetimler:
- Proje sahasında doğru belgelerin kullanıldığını ve tüm faaliyetlerin en son plan ve spesifikasyonlara uygun olduğunu doğrulamak için denetimler veya incelemeler yapın.
10. Uyumluluk ve Yasal Yükümlülükler:
- Düzenlemelerde veya yasal gerekliliklerde projeyi etkileyebilecek değişikliklerden haberdar olun. Proje belgelerinin bu değişikliklerle uyumlu olduğundan emin olun.
11. Proje Kapanışı:
- Proje tamamlandıktan sonra, gelecekteki referans ve denetim amaçları için tüm nihai proje belgelerini toplayın ve arşivleyin.
12. Sürekli İyileştirme:
- Gelecekteki projeler için belge yönetimi sürecini geliştirmek amacıyla önceki projelerden öğrenilen dersleri kullanın.
Kuruluşlar bu adımları izleyerek tüm ekiplerin hata, eksiklik ve uyumsuzluk riskini azaltan en güncel belgelerle çalışmasını sağlayabilir.