1. Rollerini ve sorumluluklarını anlayın. Onay görevlileri, devletin yalnızca sözleşmeye uygun olarak alınan mal veya hizmetler için ödeme yapmasını sağlamaktan sorumludur. Bu, tasdik edici görevlilerin sözleşme hüküm ve koşullarının yanı sıra geçerli yasa ve yönetmelikleri de tam olarak anlaması gerektiği anlamına gelir.
2. Mal veya hizmetlerin alındığını doğrulayacak bir sisteminiz olsun. Onaylayıcı memurlar, ödeme faturasını onaylamadan önce mal veya hizmetlerin alındığını doğrulayacak bir sisteme sahip olmalıdır. Bu, satıcıların teslimat kanıtını sunmalarını veya mal veya hizmetleri kendilerinin incelemelerini gerektirmeyi içerebilir.
3. Malların veya hizmetlerin sözleşmeye uygun olduğundan emin olun. Sertifikasyon görevlileri aynı zamanda mal veya hizmetlerin sözleşme spesifikasyonlarına uygunluğunu da sağlamalıdır. Bu, mal veya hizmetlerin kalitesinin yanı sıra miktarının da kontrol edilmesini içerebilir.
4. Gerekli tüm belgeleri edinin ve inceleyin. Onaylayıcı memurlar, ödeme faturasını onaylamadan önce gerekli tüm belgeleri almalı ve incelemelidir. Bu, faturayı, sözleşmeyi, satın alma siparişini ve diğer ilgili belgeleri içerebilir.
5. Tüm işlemlerin kayıtlarını tutun. Onaylayıcı memurlar, faturalar, sözleşmeler, satın alma siparişleri ve diğer ilgili belgeler de dahil olmak üzere tüm işlemlerin kayıtlarını tutmalıdır. Bu kayıtlar yürürlükteki yasa ve düzenlemelere uygun bir süre saklanmalıdır.
Onaylayıcı memurlar bu adımları takip ederek maddi sorumluluğun önlenmesine ve hükümetin mali kayıptan korunmasına yardımcı olabilir.