1.Yanlış Kod Seçimi:Kodlayıcı, yapılan hizmete göre yanlış bir işlem kodu seçmiş olabilir. Kodlayıcının belirli kodlara aşina olmaması veya doğru kodlama yönergelerine erişiminin olmaması durumunda bu durum meydana gelebilir. Örneğin, bir doktorun karmaşık bir yırtık onarımı yapması durumunda kodlayıcı, daha uygun olan karmaşık onarım kodu yerine basit bir onarım kodunu seçebilir.
2.Eksik Değiştiriciler:Değiştiriciler bir prosedür veya hizmet hakkında ek bilgi sağlamak için kullanılır. Bazı durumlarda doğru kodlama için değiştiriciler gerekliyken diğer durumlarda isteğe bağlı olabilir. Gerekli bir değiştiricinin eksik olması durumunda talep reddedilebilir veya hatalı şekilde işlenebilir. Örneğin, bir hekim iki taraflı bir işlem gerçekleştiriyorsa, kodlayıcının, işlemin her iki tarafta da gerçekleştirildiğini belirtmek için uygun değiştiriciyi eklemesi gerekir.
3.Yanlış Değiştirici Kullanımı:Doğru değiştiriciler seçilse bile hatalı kullanılabilir. Örneğin, kodlayıcı farklı bir prosedür veya hizmet için geçerli olan bir değiştiriciyi kullanabilir veya belirli bir durum için yanlış değiştiriciyi kullanabilir. Bu, ödemede hatalara veya reddedilmelere yol açabilir. Örneğin, bir doktorun genellikle sigorta kapsamına girmeyen bir işlemi gerçekleştirmesi durumunda, kodlayıcının, hizmetin olağan kapsam kurallarına tabi olmadığını belirtmek için uygun değiştiriciyi eklemesi gerekir.
4. Çoklu Değiştiriciler:Bazı durumlarda, bir prosedürü veya hizmeti doğru bir şekilde tanımlamak için birden fazla değiştirici gerekli olabilir. Ancak kodlayıcıların çok fazla değiştirici kullanmamaya dikkat etmesi gerekir; çünkü bu, iddiayı kafa karıştırıcı hale getirebilir ve reddedilmelere yol açabilir. Kodlayıcı yalnızca prosedürü veya hizmeti doğru bir şekilde tanımlamak için gerekli değiştiricileri kullanmalıdır. Örneğin, eğer bir doktor kronik bir rahatsızlık geçmişi olan bir hasta üzerinde bir prosedür gerçekleştirirse, kodlayıcının hastanın durumunu ve prosedürün karmaşıklığını belirtmek için birden fazla değiştirici eklemesi gerekebilir.
5.Yanlış Belgeleme:Bir talepte kullanılan prosedür kodları ve değiştiriciler, hastanın tıbbi kaydındaki belgelerle desteklenmelidir. Dokümantasyon, kullanılan kodları ve değiştiricileri desteklemiyorsa, talep reddedilebilir veya ek incelemeye tabi tutulabilir. Örneğin, bir doktorun tıbbi kayıtlara sol dizde bir işlem yapıldığını belirtmesi ancak kodlayıcının sağ dizdeki bir işlem için bir kod kullanması durumunda iddia reddedilebilir.
6.Belirliliğin Eksikliği:Bazı prosedür kodları ve değiştiricilerin doğru şekilde kullanılabilmesi için belirlilik gerekir. Örneğin, belirli bir ameliyat türüne ilişkin kod, kodlayıcının gerçekleştirilen ameliyatın tam türünü belirtmesini gerektirebilir. Tıbbi kayıttaki belgeler yeterince spesifik değilse kodlayıcı doğru kodu seçemeyebilir. Örneğin, tıbbi kayıtta bir doktorun "diz artroskopisi" yaptığını belirtiyor ancak artroskopinin türünü veya kapsamını belirtmiyorsa kodlayıcı doğru prosedür kodunu seçemeyebilir.
Doğru kodlamayı sağlamak için kodlayıcıların uzmanlık alanlarında kullanılan prosedür kodları ve değiştiriciler hakkında kapsamlı bir anlayışa sahip olmaları ve kodları ve değiştiricileri seçerken her zaman en son kodlama yönergelerine ve kaynaklarına başvurmaları gerekir. Ek olarak, kodlayıcıların kodlamalarında yüksek düzeyde spesifiklik sağlamaları ve hastanın tıbbi kaydındaki belgelerin, istemde kullanılan kodları ve değiştiricileri desteklediğinden emin olmaları önemlidir.