Bir madde masaya yatırıldığında, geçici olarak mevcut gündemden çıkarılır ve "masaya" konur. Bu, grubun masaya yatırılan konuyu sonuçlandırmadan veya çözmeden diğer işlere geçmesine olanak tanır. Tabloya konulan konu daha sonraki bir zamanda, genellikle bir sonraki toplantı veya oturum sırasında tartışma ve karara bağlanmak üzere gündeme getirilebilir.
Bir yanıtın tablo haline getirilmesi genellikle aşağıdakiler gibi stratejik nedenlerle yapılır:
1. Daha Fazla Dikkate Alınması :Grubun nihai bir karar vermeden önce konuyu tartışmak, incelemek veya araştırmak için daha fazla zamana ihtiyacı olabilir. Tablolama, bir düşünme ve bilgi toplama periyoduna izin verir.
2. Uzlaşı Arayışı :Farklı görüşlerin veya çatışan bakış açılarının olduğu durumlarda, masa toplantısı daha fazla müzakere, tartışma ve fikir birliğine varma girişimleri için bir fırsat sağlayabilir.
3. Öncelik Ayarı :Tablolama, grubun diğer acil konuları ele alırken acil veya zamana duyarlı konulara öncelik vermesine olanak tanır. İş akışının yönetilmesine yardımcı olur ve önemli konuların hak ettiği ilgiyi görmesini sağlar.
4. Kilitlenmelerden Kaçınma :Bir öğenin masaya yatırılması, toplantının veya tartışmanın çıkmaza girmesini veya çekişmeli hale gelmesini engelleyebilir. Gruba sakinleşmeleri, pozisyonlarını gözden geçirmeleri ve konuya yeni bir bakış açısıyla dönmeleri için zaman tanır.
5. Prosedürel Manevralar :Yasama organlarında toplantı, tartışmalı bir konu üzerinde oylamayı geciktirmek veya engellemek ya da daha uygun bir siyasi iklimi beklemek için stratejik bir manevra olarak kullanılabilir.
Masaya konulan madde değerlendirilmek üzere geri getirildikten sonra grup, oylamaya devam edilip edilmeyeceğine, konuyu yeniden değerlendirip değerlendirmeyeceğine veya uygun şekilde başka eylemde bulunup bulunmayacağına karar verebilir. Amaç, acele kararlardan kaçınarak ve eldeki konunun kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesine olanak tanıyarak kararların dikkatli bir şekilde ve gerekli bilgilerle alınmasını sağlamaktır.