Bir kuruluşta, süreç sapmalarını veya olası ihlalleri içeren olayları yönetmekten ve düzenleyici makamlara/kurumlara, kurumsal yönetime, dahili uyumluluk/risk yönetimi ekiplerine ve çalışanlara iletmekten sorumlu kişi/kişiler toplu olarak uygun personel olarak bilinir.
Çeşitli durumlarda kimlerin uygun personel olarak atanabileceğinin dökümü aşağıda verilmiştir:
1. Ciddi Olmayan İhlal:
Ciddi olmayan ihlal durumlarında uygun personel şunları içerebilir:
- Acil amir veya yönetici:İlk araştırma ve dokümantasyondan sorumludur.
- Veri gizliliği görevlisi:Potansiyel gizlilik sonuçlarının değerlendirilmesine yardımcı olur ve rehberlik sağlar.
- Güvenlik ekibi:Teknik yönler ve kontrol altına alma stratejileri üzerinde işbirliği yapar.
2. Ciddi İhlal:
Bireyler üzerinde önemli bir etkiye sahip olması muhtemel daha ciddi ihlaller için uygun personel aşağıdakileri kapsayacak şekilde genişletilebilir:
- Üst düzey yönetim veya yönetim kurulu:Karar alma ve açıklama yapma süreçlerine dahil olur.
- Hukuk departmanı:Düzenleyici gereklilikler ve yasal uygulamalar hakkında tavsiyelerde bulunur.
- Harici hukuk müşaviri:İhlalden kaynaklanan davaların veya para cezalarının yönetilmesine yardımcı olur.
3. Çalışan Uyumluluğu:
Çalışanların uyum sorunları veya davranış kuralları ihlallerini içeren durumlarda uygun personel şunları içerebilir:
- İnsan Kaynakları departmanı:Disiplin konularını ele alır ve politikalara uyumu sağlar.
- Etik ve uyum görevlisi:Etik ihlalleri araştırır ve giderir.
- Denetim ve risk yönetimi ekibi:Kontrolleri değerlendirir ve önerilerde bulunur.
4. Tedarik Zinciri ve İş Ortağı Etkileşimleri:
Bir ihlalin tedarikçileri, satıcıları veya ortakları kapsaması durumunda uygun personel şunları da içerebilir:
- Üçüncü taraf risk yönetimi ekibi:Siber güvenlik ve gizlilik standartlarına uyumu sağlar.
- Sözleşmeler ve satın alma departmanı:Sözleşmeleri incelemek için harici taraflarla çalışır.
Sorumlulukların tahsisi ve uygun personelin atanmasının belirli ihlallere, sektör düzenlemelerine ve iç politikalara göre değişebileceğini unutmayın. Sürecin her aşamasında kimin bilgilendirilmesi ve dahil edilmesi gerektiğini ana hatlarıyla belirten açık bir olay müdahale planı oluşturmak önemlidir.