Salonların hem müşterilere hem de çalışanlara adil muamele edilmesini sağlamak için yerleşik bir itiraz ve şikayet prosedürü olmalıdır. Bu prosedürün tipik olarak neleri gerektirdiğinin bir taslağını burada bulabilirsiniz:
Müşteri İtirazları:
- 1. Adım:İlk İletişim :Müşteri, salonun hizmetinden veya tedavisinden memnun değilse, bu durumu derhal stilistin veya yönetimin dikkatine sunmalıdır. Açık iletişim, endişelerin hızlı bir şekilde ele alınması açısından çok önemlidir.
- 2. Adım:Çözüm :Stilist veya yönetici mümkünse açıklamalar, alternatifler veya düzeltmeler sunarak sorunu anında çözmeye çalışmalıdır.
- 3. Adım:İtiraz Formu :İlk çözüm tatmin edici değilse müşteri itiraz formu alabilir. Bu form şikayetin ayrıntılarını, müşterinin iletişim bilgilerini ve istenen sonucun açıklamasını içermelidir.
- 4. Adım:İnceleme ve Araştırma :Yönetim veya görevlendirilen personel itirazı inceleyecek ve fotoğraf veya ifadeler gibi ilgili kanıtların toplanması da dahil olmak üzere bir soruşturma yürütecektir.
- 5. Adım:Yanıt :Salon, müşteriye itiraza ilişkin, gerçekleştirilen eylemleri veya ulaşılan çözümü özetleyen yazılı bir yanıt verecektir.
Çalışan Şikayetleri :
- 1. Adım:Resmi Olmayan Tartışma :Çalışanlar şikâyetlerini başlangıçta resmi olmayan bir şekilde amirlerine iletebilirler. Açık iletişim ve çözüm girişimleri bu aşamada gerçekleşmelidir.
- 2. Adım:Resmi Şikayet :Gayri resmi tartışma sorunu çözmezse, çalışanlar resmi ve yazılı bir şikayette bulunabilir. Bu şikayette şikayeti, olayın tarihini ve saatini ve destekleyici kanıtları açıklamalıdır.
- 3. Adım:Yönetimin İncelemesi :Salon yönetimi şikayeti inceleyecek ve soruşturma başlatacaktır. Çalışan konuyu görüşmek üzere bir toplantıya da davet edilebilir.
- 4. Adım:Çözüm :Salon, çalışana, soruşturmanın sonucunu ve şikayeti çözmek için atılan adımları özetleyen yazılı bir yanıt verecektir.
- 5. Adım:Üst kademeye iletme :Çalışan karardan memnun kalmazsa, şikayetini salon içinde daha yüksek seviyelere veya bazı durumlarda çalışma kurulları veya tüketiciyi koruma kurumları gibi dış organlara iletmeyi seçebilir.
Salonların, hem müşterilerin hem de çalışanların kolayca erişebileceği, iyi belgelenmiş itiraz ve şikayet prosedürlerine sahip olması önemlidir. Bu prosedürler şeffaflığı, endişelerin hızlı bir şekilde çözülmesini ve ilgili tüm taraflar için adil muameleyi sağlar.